A Billingo alkalmazás a kiválasztott rendelésekről kézi munka nélkül állít ki számlát a te Billingo-fiókodban. Emellett áfakezelést is ad a pénztárhoz: külön kezeli a magyar vevőket, az EU-s magánszemélyeket, az EU-s cégeket (fordított adózás) és az EU-n kívüli vevőket. Azoknak a kereskedőknek való, akik a Billingóval számláznak. Banki átutalásos rendelésnél előbb díjbekérőt állít ki, a pénz beérkezésekor előlegszámlát, a feladáskor pedig végszámlát.
A Billingo magyar bizonylatokat állít ki, ezért csak akkor számláz, ha a vállalkozásod Magyarországon van bejegyezve. Lásd: Számlázási szabályok.
Mielőtt elkezdenéd
- Kell egy Billingo-fiók és egy Billingo v3 API-kulcs. A kulcsot a Billingóban, az API-kulcsok oldalán (
https://app.billingo.hu/api-key) hozhatod létre; adj neki hozzáférést a bizonylatokhoz és a partnerekhez. - Készítsd elő a használni kívánt Billingo számlatömb (sablon) azonosítóját, és ha a számlán bankszámlát is szeretnél feltüntetni, a Billingo bankszámla azonosítóját.
A Billingo beállítása
Nyisd meg az oldalsávon az Alkalmazásbolt oldalt, és válaszd a Billingo alkalmazást.
Kattints a Telepítés gombra. A telepítés minden alkalmazásnál ugyanúgy megy, lásd: Alkalmazásbolt.
A Beállítások részben illeszd be a kulcsot az API key mezőbe, majd kattints a Mentés gombra.
Kattints a Bekapcsolás gombra.
Nyisd meg a Beállítások menüben a Számlázás oldalt. A Billingo állapota Be.
Töltsd ki a számlázási beállításokat a Hogyan készüljenek a számlák rész szerint.
Beállítások
Az Alkalmazásboltban az alkalmazásnak egyetlen beállítása van:
- API key: a Billingo v3 API-kulcsa. Titkosítva tároljuk, és mentés után többé nem jelenik meg.
A kulcs későbbi cseréjéhez nyisd meg a Beállítások menüben a Számlázás oldalt, és válaszd a Billingo beállításainak megnyitása lehetőséget. A számlázás minden más részletét a Számlázás oldalon állíthatod be, erről szól a következő rész.
Hogyan készüljenek a számlák
Nyisd meg a Beállítások menüben a Számlázás oldalt.
A Számla beállításai részben add meg a Block ID (számlasablon) értékét. Ez a Billingo számlatömb azonosítója.
Ha szeretnéd, töltsd ki a Bankszámla ID (opcionális) mezőt. Ez lesz az alapértelmezett Billingo bankszámla minden devizanemhez.
Válaszd ki az Automatikus számlázás eseménye értékét: Rendelés leadásakor vagy Fizetés rögzítésekor. Azokra a rendelésekre nem vonatkozik, amelyek díjbekérőt kapnak: azok saját menetet követnek.
Az OSS (One Stop Shop) áfabevallás jelölőt csak akkor pipáld be, ha a céged az EU-s magánszemélyeknek történő értékesítés áfáját az OSS rendszerben vallja be. Ilyenkor a célország áfakulcsával kiállított számlák kimaradnak a NAV Online Számla adatszolgáltatásból.
A Devizanemenkénti bankszámlák részben adj meg külön Billingo bankszámla-azonosítót annak a devizanemnek, amelyiknél eltér az alapértelmezettől.
A Fizetési mód hozzárendelése részben pipáld be az Automatikus számla jelölőt minden olyan fizetési módnál, amelyről magától készüljön számla, és mindegyikhez válaszd ki a megfelelő Billingo mód értéket. A mellette lévő Díjbekérő kapcsoló dönti el, hogy az ezzel a móddal fizető rendelések előbb díjbekérőt kapnak-e. Banki átutalásnál alapból be van kapcsolva, és más módoknál is bekapcsolhatod. Amíg az Automatikus számla ki van kapcsolva, nem választható. A Fizetés számlára mód sosem kap díjbekérőt.
Kattints a Mentés gombra. Megjelenik a Számlázási beállítások mentve üzenet.
A Block ID, a bankszámla-azonosító és a devizaszámlák azonosítói csak egész számok lehetnek.
Díjbekérő, előlegszámla és végszámla
Banki átutalásnál a pénz a rendelés után érkezik meg. Ha a módnál be van kapcsolva a Díjbekérő, a Billingo ezt a menetet dokumentálja:
A rendelés leadása. Az áruház díjbekérőt állít ki a Billingo-fiókodban. Az áruház e-mailben elküldi a vásárlónak a csatolt PDF-fel, az összeggel, a fizetési határidővel, a közleménnyel és a banki adatokkal, amelyeket a Banki átutalás oldalról vesz. A bizonylat kimondja, hogy nem számla. A fizetési határidő a kiállítástól számított 8 nap.
Megérkezik a pénz, és rögzíted a fizetést. A díjbekérő kifizetett lesz, az áruház pedig kiállítja a fizetést igazoló bizonylatot. Magyarországon a céges vevő mindig előlegszámlát kap. A magánszemély 900 000 Ft-tól kap előlegszámlát, és a más pénznemben leadott rendelést is e fölöttinek vesszük. Ez alatt a vevő a már kifizetettként jelölt rendes számlát kapja, és több bizonylat nem következik.
A rendelés feladása. Előlegszámla után az áruház kiállítja a végszámlát, amelyből levonja az előleget. Ha a rendelést több csomagban küldöd, a végszámla akkor készül el, amikor minden termék útra kelt.
A vevő akkor számít cégnek, ha a rendelés számlázási címén adószám vagy cégnév szerepel.
Néhány további eset magától rendeződik:
- Ha a rendelést a kifizetés előtt feladod, a számla a feladáskor készül el, a befizetést pedig a pénz beérkezésekor rögzítjük rajta.
- Ha a rendelést a kifizetés előtt lemondják vagy módosítják, a díjbekérő visszavonásra kerül. Módosítás után az új összegekkel újat állítunk ki.
- Ha az összegnek csak egy része érkezik meg, magától semmi sem készül. A rendelés panelje azt kéri, hogy a beérkezett összegről az előlegszámlát állítsd ki a Billingóban.
A többi fizetési móddal leadott rendelés a Számla beállításai részben választott eseményt követi.
A díjbekérő e-mail az áruházad egyik e-mailje, a vásárló nyelvén. A vásárló a rendelés minden bizonylatát megtalálja a fiókja rendelésoldalán, vagy vendégként megnyitott rendelésoldalon: a Dokumentumok listában ott a díjbekérő, az előlegszámla, a végszámla és a számla, mindegyik letöltés gombbal. A ki nem fizetett díjbekérő mellett a fizetési határidő és a közlemény látszik, a kifizetett mellett a Kifizetve felirat.
Számlázási szabályok
A rendelés annak az országnak a számlázási szabályait követi, ahol a vállalkozásod be van jegyezve: ezt a cégadataidban megadott cím dönti el az Áruház adatai oldalon. Ezen nem változtat, hogy a vásárló milyen pénznemben fizet, vagy hová szállítod a rendelést. A Billingo csak a magyar szabályokat ismeri. Ha a vállalkozásod más országban van bejegyezve, vagy még nem adtad meg a címét, a Billingo nem számlázza a rendelést, és ezt a rendelés panelje ki is írja.
Bizonylatok
A Bizonylatok oldal a Billingo által az áruházadhoz kiállított összes számlát és díjbekérőt listázza, a legújabbal kezdve. A Kezdőlap Nem készült el a számla és Díjbekérő fizetésre vár teendőiből érhető el, vagy a /invoicing/documents címen.
- Felül három fül van: Összes, Nem készült el és Fizetésre vár, mindegyik mellett a bennük lévő bizonylatok száma. Egy fülre kattintva szűkül a lista; a Szűrő törlése gombbal újra az összes bizonylat látszik.
- Minden sor mutatja a Rendelést, a Bizonylatot (típusát és számát), a Vevőt, az Összeget, az Állapotot, a Részleteket és a Létrehozás idejét.
- Az Állapot lehet Nem készült el, Fizetésre vár, Fizetve, Kiállítva, Folyamatban, Sztornózva vagy Módosítva. A ki nem állított bizonylatnál a Részletek oszlop az okot írja, például hogy az API-kulcsot elutasították, vagy hiányzik a vevő címe. A ki nem fizetett díjbekérőnél a Határidő után a fizetési határidő látszik.
- A sorra kattintva megnyílik a rendelése. Ott hárítsd el az okot, majd használd a rendelés számlapaneljén az Újrapróbálás gombot.
Ha a Billingo még nem állított ki semmit, az oldal ezt írja: Még nincs bizonylat. Az üres fül ezt: Itt nincs semmi.
Számla kiállítása, letöltése vagy sztornózása egy rendelésnél
Minden rendelés oldalán van egy Számlák panel a rendelés összes bizonylatával.
- A Létrehozás gombbal kézzel állíthatsz ki számlát, például olyan fizetési módnál, amelynél nincs bekapcsolva az Automatikus számla.
- A Díjbekérő kiállítása gombbal díjbekérőt állíthatsz ki egy kifizetetlen rendeléshez, amelynek még nincs.
- A Letöltés elmenti a PDF-et, a Megnyitás új lapon nyitja meg.
- A Visszavonás a ki nem fizetett díjbekérőt vonja vissza, megerősítés után. Utána már nem fizethető ki, és a vevőt nem értesítjük.
- A Teljes storno sztornószámlával érvényteleníti a számlát vagy a végszámlát.
- Az a bizonylat, amelyet nem sikerült kiállítani, Sikertelen állapottal a listában marad, a Billingo hibaüzenetével és az Újrapróbálás gombbal. Hárítsd el az okot, és kattints rá.
Minden sorban a számlaszám, a típus (Számla, Díjbekérő, Előlegszámla, Végszámla, Storno) és a dátum szerepel. A díjbekérő mellett az állapota is látszik (Fizetésre vár, Kifizetve vagy Visszavonva), a fizetési határidő és a közlemény. A panel fejlécében az összesített állapot látszik: Kiállítva, Folyamatban, Sikertelen, Törölve vagy Módosítva.
Jó tudni
- A számla nyelve a vevő nyelvét követi: magyar, angol, német, francia, horvát, olasz, szlovák vagy román.
- A vevő az áruház saját arculatú számlaértesítőjét kapja meg, csatolt PDF-fel. A bizonylatait a fiókjából is letöltheti.
- Az ajándékkártyás fizetés megjelenik a számlán.
- Az áfakezelés már a pénztárban működik: ott dől el, hogy magyar áfa, a célország áfája, fordított adózás vagy EU-n kívüli értékesítés érvényes.
Ha valami nem működik
- A kapcsolat tesztelése sikertelen. A Számlázás oldalon válaszd a Kapcsolat tesztelése lehetőséget a Billingo alatt. Ha sikertelen, ellenőrizd az API-kulcsot az Alkalmazásboltban az alkalmazás beállításainál.
- „A Block ID, a bankszámla és a devizaszámla azonosítók egész számok kell legyenek.” Valamelyik azonosítómezőben betű vagy szóköz van. Másold ki a számot a Billingóból.
- „A boltban nincs elérhető fizetési szolgáltató.” Előbb telepíts és kapcsolj be egy fizetési alkalmazást, utána tudod itt hozzárendelni. Lásd: Fizetés.
- Egy rendelésről nem készült számla. Ellenőrizd, hogy a rendelés fizetési módjánál be van-e pipálva az Automatikus számla, és hogy megfelelő-e az esemény: Fizetés rögzítésekor beállításnál a kifizetetlen rendelés a fizetésre vár. Nézd meg a rendelés panelén lévő megjegyzést is: azt a rendelést, amely más ország számlázási szabályait követi, a Billingo nem számlázza.
- Egy banki átutalásos rendelés nem kapott díjbekérőt. A banki átutalásnál az Automatikus számla és a Díjbekérő kapcsolónak is be kell lennie kapcsolva, a vállalkozásodnak pedig Magyarországon kell bejegyezve lennie, lásd: Számlázási szabályok.
- A vevő fizetett, de csak rendes számla készült. 900 000 Ft alatt a magánszemély rendes számlát kap. A céges vevő mindig előlegszámlát kap.
- A panelen a „Sikertelen” állapot látszik. A sorban a Billingo hibaüzenete olvasható. Javítsd az okot a Billingóban vagy a beállításokban, majd kattints az Újrapróbálás gombra, rendes számlánál pedig újra a Létrehozás gombra.